ボランティア活動の資料・用品を整理するときに知っておいてほしいこと

PTA 自治会 子ども会 スポ少・・・大人になると地域の活動が多くなります。

運よく?世話役や役員になり 年度の終わりに 用品の片付け・備品の整理をすることになっちゃった・・・

自分の家さえ片づけられないのに みんなで使うものの片付けなんて・・・どうやってやればいいの?

という声が聞こえてきそうです。

今回は 共有の資料・備品の捨て方 についてご説明します。

「捨てる」のはとても勇気がいります。自分のモノではないからなおさらですね。
どうして「捨てる」ことが大事か先に申し上げておきます。

要らないモノを捨てる=いるものだけになる

要るものだけになると 

  • これって何で使うんだっけ? 
  • 同じものがたくさんあるけど結局どれを使うの? 

なんて余計な時間や思考を使わなくて済むのです。

ボランテイア活動はあなたまたは参加者の大事なプライベート時間を使っています。

少しでも無駄な時間・スペースを減らし  有意義な時間を過ごしてもらうためです。

捨てる=いるものだけにして有意義な時間とスペースを使うため 

と覚えておいてください。

では早速整理のポイントをお伝えします。

資料は「一昨年以前のモノは破棄」 でスリム化

アメリカでの有名なデータ「ナレムコの法則」を紹介します。
デスクスタッフさんが見る文書の99%が 作成・収集されてから1年以内のものであった。
1年を超えた文書は100回に1回しか見られなかった。
というものです。

また、活動中に参考とするのは去年の資料。一昨年の資料を見比べた回数は何回あったでしょうか?
そこまで念入りにデータを比較するくらい検討する確率は極めて少ないのです。

かといっても 共有のモノをバッサリと破棄してしまうのも勇気がいります。
勇気がない方は誰かに相談したり、来年度の方にお願いしてもよいかもしれません。

その場合は 保存期間を記入しておくと親切です。

例)保存期間2021年3月31日 以降は破棄お願いします。2020年度〇〇

誰かが捨てないと 蓄積されて行くだけですし

捨てる=いるものだけにして有意義な時間とスペースを使うため

を忘れないでくださいね。

個人情報が入っている書類の破棄は注意が必要です。

用品は 先輩や同席した人の賛同を得てから整理しよう

何年も使われていないモノがホコリだらけで存在していませんか? そのモノが余計に場所をとっていたりして。

整理に話になったら即実行! ですが、一人ではできませんので 先輩や仲間と相談しながら整理します。

迷うものは取っておきますが 明らかに3年は使っていないモノは破棄しても問題ないかもしれません。

だれも責任を問われたくないから やりたくないのですよね・・・。
共有のモノを「捨てる」ことはとてもハードルが高いです。

おじけづいたら このことを思い出してください。

捨てる=いるものだけにして有意義な時間とスペースを使うため  

これにつきます。
歴代の皆さんが捨てられなくて今の現状があるのです。
「捨てる」ことをしたあなたは とても勇気がある方ですし
決断力があります!

そして、捨てたことを責める人はそれほど多くいませんから。
みんな自分が責任を取りたくないだけなのです。
むしろ 褒められるべきではないでしょうか?

しつこいようですが

捨てる=いるものだけにして有意義な時間とスペースを使うため

です。活動がスムースに進むために是非書類・備品を整理することをお勧めいたします。

私も所属する子ども会の整理をしましたが たくさん破棄しました。

あなたがもし整理することになったら・・・「捨てる」勇気は出せるでしょうか?

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