子ども会倉庫・備品の片づけがスムーズにできる方法(保存版)

皆さんの地域の子ども会は活動していますか?
PTAや地域の活動など嫌煙されがちな昨今ですが、
私は好きです!(めんどくさい時もありますが)
子ども会にお世話になって6年目。これからも快適にフットワーク軽く活動するために 倉庫内の備品の整理をしました。
発足して18年目でおそらく初と思われる大規模な整理をしました。

倉庫内のビフォーアフター

私が片づけの仕事をしていることと 現在の子ども会では一番古株ということで やる気満々!で臨みました。

子ども会自治会など共有部分の片づけを6つのポイントでお伝えします。

  1. 片付けリーダーの任命と心構え
  2. 事前準備
  3. 当日用意するもの
  4. 作業前のセッティング
  5. 作業の流れ
  6. 個人情報の取り扱いについて

1、片付けリーダーの任命と心構え

どんな経緯で倉庫・備品を片付けすることになったにしろ リーダーが必要です。

片づけは 人それそれのやり方、価値観があるうえ 片づけの基本を知っている人が少ない。
ですから 現場にはリーダーが必要で その人を軸にして作業しないと 効率的に進みません。
リーダーになった人は 自分が手を動かして作業する というよりも ”自分はみんなの作業を見守って指示を出す”という現場監督のような気持ちが必要です。

ボランティア活動ですから やる気のある人もいれば 全くやる気のない人もいるのが現状です。
だからこそ リーダーが必要で どんな人でも手を動かせるような明確な指示が必要なのです。

リーダーは事前にスケジュールを考えたり用品の事前手配 根回しをすると良いでしょう。

リーダーは必ずしも会長でなくとも良いかと思います。

2、事前準備

事前の準備がとても大切です。準備というより報告・連絡・相談といったところでしょうか。
まずは片付けが必要な現状をシェアし 会長や責任者に相談するとよろしいでしょう。
また子ども会は地域活動ですので 周りの組織長 例えば自治会長・班長・・・思いつく方にお伝えしておくと良いでしょう。

当日の賑やかなことも 事前にお知らせがあると近所の方は安心するものです。 人はテリトリー・所有する権利 などについて敏感です。子ども会のことですが 先輩方への気配りは必要です。

数週間前から告知のために掲示板で告知したポスターはこちら

3、当日用意するモノ

・ゴミ袋 (多めに・燃える燃えない必要な種類ごと)
・作業用軍手(個人持ち寄りでも)
・ガムテープ(臨時に紙を貼ったりゴミ袋を固定したり)
・掃除用具(モノを寄せた後必ず掃除がある)
・マスク(子ども会や自治会で準備できると良いが個人持ち寄りでも)
・エプロン(個人持ち寄り)
・あればシュレッダー(個人情報がある書類の破棄に時間短縮)
・紙袋(紙類の整理や紙用ゴミ袋)
・ひも(破棄するモノを結束します)
・マジック(段ボールにラベルを書いたり 一時的なサインとして)
・ハサミ(ひもや紙を切ります)
・ラベルシール(片づけの仕上げに使用します)
・カメラ(携帯カメラでもOK 片付け前と後の写真を撮り報告用)
・作業手順書(事前にリーダーが作成します)

4、作業日当日 セッティング

まずは ゴミ置き場の共有!
ゴミ袋を一番先に設置します。

アクセスの良いところに設置  部屋の一番奥や 狭いスペースは避けるべき

その後 作業に協力してくれる方々に 作業手順書をお渡しします。このこともとても大事です。
当日参加した人に”自分勝手に作業しない”という認識を持ってもらうことになります。

勝手な方向に作業が進んでしまわないようにするための大事なことです。
不明点はリーダーに聞いてくださいという一言を添えて手順書をお渡しすると良いでしょう。

全員にお渡しした手順作業所

5・作業の流れ 

ここからは実際の写真でお伝えいたします。

作業前の 何がどこに置かれているか一見わからない棚
乱雑に積み重なった用品たち 行事が終わり後片付けが済んだらさっさと帰りたいですもんね。

①いったん全部出す

人数がいるからこそ短時間で出来ます

②掃除する

掃除のチャンス到来!
いついらいの掃除だろうか・・・・

③行事ごとに分類して破棄作業

その後行事ごとに用品を分けて 破棄作業

④必要なものだけ収納する(収納テクニックあり)

今回の収納テクニックは
行事ごとにカラーを決めてビニールテープをラベルとして使用した。 
また、
ラベルに 何が入っているのかを明記した 
ということです。

新たに予算をとることをしなかったため既存の段ボールを使いました。

見た目良くするには 同じ箱を複数購入すると良いでしょう。
また 半透明の中身が見えるものだともっと使いやすい。

要るものだけを収納
行事ごとに色を決めて 収納用品と収納する場所にビニールテープを貼りました
持ち出した後、どこに何を置けばよいのかが誰でもわかる仕組みになっています。
空いたスペースをそのままにしておくと他の団体に使われてしまうのでテープで陣地取り。後に、景品がここに積まれます。

用意済みのゴミ袋で捨てる

ゴミ袋の予算も必要な場合があります。

6・個人情報の取り扱いについて

子ども会や自治会活動には名簿や申込書などたくさんの個人情報が保管されています。
この個人情報の扱いは気を付けなければいけません。

倉庫にシュレッダーはありませんので ここは 人数でカバー。
ひたすらビリビリと紙を破き続けました。

保管しておくとよい資料・・・それ以外は破棄しよう!
  • 昨年度の子ども会名簿と活動履歴
  • 本年度の子ども会名簿と活動履歴
  • 支出を残した帳簿 
  • 歴代役員名簿

ナレムコの法則にヒントがある

アメリカでの有名なデータ「ナレムコの法則」を紹介します。
デスクスタッフさんが見る文書の99%が 作成・収集されてから1年以内のものであった。
1年を超えた文書は100回に1回しか見られなかった。
というデータが残っています。

また、法律上 総務にかかわるものは2~5年 経理にかかわるものは7年 会社法にかかわるものは10年 ということもヒントになります。

こういうの捨てずらい・・・・
使い終わった資料がどうして残ってしまうのか

それは 破棄する期日を設けていないからです。
また、歴代の書類を破棄するのは 自分の判断だけでは決められない。 それが積み重なって 資料の山となり残り続けていくのです。

子ども会の皆さんの反応がうれしかった!

  • 何がどこにあるか把握できるようになりましたね
  • スッキリしましたね

と言っていただけて 今回も充実感いっぱいです♡

ご協力いただきました子ども会のみなさまにこの場を借りてお礼申し上げます。

以上、私がお世話になっている子ども会を実際に片づけた報告でした。みなさんの地域の活動がもっとスムーズに進みますことをお祈りして ここに記します。

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